Chouette, la Cyberlettre !
Aujourd’hui, je voulais te parler d’abandonner, de laisser aller, et de gratitude … par rapport à nos données
Les capacités de stockage quasiment infinies nous donnent l’impression qu’on peut tout garder pour l’éternité. Ça mène vers un phénomène d’accumulation compulsive, doublé d’un état d’esprit de manque, le fameux FOMO (fear of missing out).
À force de créer des "au cas où", tu finis par souffrir de nombreux effets secondaires. La désorganisation de ton entreprise et l’augmentation des risques de cybersécurité et d’enjeux légaux sont au rendez-vous.
Tu vas avoir de plus en plus de la difficulté à te retrouver dans une mer de fichiers. L’information utile se retrouve dissoute au travers de contenu périmé. Les symptômes les plus fréquents sont l’anxiété, le découragement et l’épuisement. L’effet pervers est qu’à force de ne pas trouver ce que tu cherches, tu finis par faire du travail en double. Tu vas inévitablement prendre du retard et faire des erreurs de plus en plus importantes.
Les risques au niveau de la cybersécurité sont aussi de plus en plus importants. Tu n’as plus vraiment de trace de ce que tu as entre les mains, alors nécessairement, tu ne sais plus quoi et partagé avec qui, ni ce qui est confidentiel par rapport à ce qui est public. En cas de vol de données, c’est très difficile d’évaluer la portée de ce qui a été volé.
Tu cours aussi des risques au niveau légal. Plus tu as des données, plus c’est difficile de répondre à des demandes légales et de pouvoir garder tes livres à jour. Avec l’obligation prochaine de pouvoir télécharger et supprimer toutes les données relatives à un client d’un seul coup, tu dois être en mesure de savoir où se trouvent toutes ses données chez toi.
La première chose à faire, c’est créer une structure d’organisation de tes données. Où elles se trouvent, qui les données concernent, qui a besoin d’y accéder, pour combien de temps, et pour quoi faire. Un fichier Excel peut faire le travail pour ça
Ensuite, c’est apprendre à faire du ménage. Tu sais, Marie Kondo, celle qui plie les serviettes en origami. Bien tu l’invites dans ton disque dur et dans des outils SaaS et tu t’offres un bon ménage du printemps. Une bonne pratique, c’est de faire une sauvegarde sur un disque externe avant de débuter ton ménage. Oui, même de tes SaaS et de tes réseaux sociaux ! Maintenant, tu te lances dedans tête première. Et à la fin, tu fais une nouvelle sauvegarde. Conserve l’ancienne pour quelques jours, pour t’assurer de ne rien avoir perdu d’important, puis supprime-là !
Pour vraiment réussir le ménage de tes données, l’attitude à avoir, c’est de reconnaître que les données que tu as ont pu avoir une utilité par le passé, de les remercier, puis de leur dire au revoir !
Bon ménage du printemps !
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